En esta entrada voy a enumerar una serie de requisitos previos y pasos lógicos (desde mi punto de vista) para conseguir tomar la decisión de digitalizar la contratación pública (en todas o algunas de sus fases) y dar los primeros pasos en la implantación de la digitalización del servicio de contratación pública.

CONSIDERACIONES PREVIAS

La decisión de la digitalización del servicio de contratación pública es ineludible. La única incógnita es cuando se tomara esta decisión. La contratación pública es un proceso complejo e intensivo en datos. La adopción de tecnología de la información adecuada es el elemento que más puede mejorar la gestión y los resultados de la contratación pública.

La digitalización consiste en introducir en el proceso analógico y DESCONECTADO actual de la contratación, un sistema de información que CONECTE y gestione los datos, tramites, documentos y expedientes en formato digital. Este trabajo consta de dos áreas fundamentales y coordinadas de actuación:

  • Sistemas de Información que habilita el formato digital en la contratación (productos) y
  • El factor humano que adquiere nuevas habilidades (maestría y autonomía) para utilizar el sistema que digitaliza el proceso.

Es conveniente entender la naturaleza de estas dos tareas principales porque conviene hacerlo con el principio “Monkey First”. Este es el principio que se aplica en compañías como Google cuando acomete un proyecto de innovación, y plantea por ejemplo: “Voy a construir un pedestal al que se subirá un mono y recitará todas las obras de William Shakespeare”. De acuerdo, pero empieza por el mono. No por el pedestal – Monkey First-. En nuestro caso el factor humano es el mono, y el pedestal es la tecnología de la información.

La digitalización de la contratación pública se puede dividir en 5 fases principales (según la Comisión Europea), en la mayoría de los sistemas de información actuales.

  • Planificación de expedientes y presupuesto anual.
  • Preparación de expedientes de contratación
  • Licitación (publicación de petición de ofertas, recepción de oferas, y adjudicación)
  • Ejecución y seguimiento de contratos y condiciones especiales de ejecución.
  • Evaluación e informes.

La fase de licitación es la única cuya digitalización es obligatoria. En el resto de las fases la digitalización no es obligatoria. Y sin embargo los datos fundamentales para identificar el resultado del proceso están en la fase de ejecución. Los datos fundamentales para la gestión ágil del proceso están en la fase de preparación. Sin digitalización no hay datos conectados en tiempo real de estas fases y la toma de decisiones sobre la contratación y sus políticas no se puede hacer con información procesable de calidad.

El esfuerzo y la dificultad de la digitalización es dependiente de factores variables: organización, volumen de compras, madurez digital, número de agentes, proactividad de los agentes, apoyo a la digitalización, tecnología a adoptar…. Cualquiera de estas variables no hace una digitalización mayor o menor, hace una digitalización diferente.

El resultado de la digitalización típico es mejorar la gestión con datos y tiempo:

  • Datos digitales estructurados de calidad, continuos y conectados.
  • Tiempo de gestión que permite reflexionar sobre los datos y generar, con el conocimiento experto de los agentes, información procesable que mejore la gestión y los resultados del servicio para todos los implicados.

Por último, pero no menos importante hay que insistir en que el proceso de digitalización tiene una relevancia y un impacto lo suficientemente grande como para requerir la adecuada preparación de cada individuo implicado y de la organización misma. Es como si hiciéramos una mudanza de la sede del organismo. Hay que preparar el proceso de digitalización de forma detallada.

PRIMEROS PASOS

Si usted es un agente o jefe del servicio de contratación pública y ha sentido el impulso de ser proactivo y digitalizar todas o alguna de las fases del servicio de contratación, por favor, lea y reflexione sobre los siguientes pasos propuestos.

Antes de empezar piense en que tiene que afrontar tres retos: (de forma ágil y ligera)

  1. Generar una estrategia para su organización (definir la estrategia)
  2. Buscar activamente la toma de decisión para la digitalización (vender internamente la estrategia).
  3. Adquisición e Implantación de la digitalización (ejecutar la estrategia)
    1. Tecnología (producto o servicio)
    2. Factor humano (servicio)

RETO 1. Definir la Estrategia. Siga estos pasos:

Paso 1: Trabajo inicial

  • Genere un documento que defina la estrategia. Por ejemplo: «Deberíamos digitalizar la fase de ejecución/preparación/planificación/evaluación de contratos en una modalidad de suscripción/licencia utilizando infraestructura en cloud/en servidores propios y con un tipo de sistema de registro/registro-tareas”.
  • Genere un Mapa de calor con las posibles fases a digitalizar para alinear las visiones de todos los involucrados (el mapa representa las distintas fases y sus costes en factor humano y tecnología). Es una forma de representar que puede hacer ahora y de que forma (Adyacente posible) en contraposición a lo que sería un futuro aspiracional (que implica mucho análisis y poca acción). Este es un ejemplo:

 

Adjunte este mapa al borrador de la estrategia poniendo las fases en la posición en la que usted o sus agentes consideren adecuada.

Identifique a todos los implicados y beneficiarios en la gestión del servicio de contratación.

Paso 2: Reunión de implicados

Reúna a todos en una habitación para discutir la declaración inicial en detalle. Trate de entender y explicar la lógica detrás de esta definición y responda a preguntas como:

¿Cuál es la ambición que hay detrás de la digitalización? ¿De verdad es necesario?
¿Qué beneficios se obtiene y quien los obtiene?
¿Cómo haríamos esto? ¿Quién esperamos que nos ayude?
¿Qué repercusiones tiene para los individuos y la organización?
¿Cuáles son los principales riesgos que tiene la digitalización? ¿Cómo mitigo los riesgos?
¿Qué horquilla de presupuesto debo considerar?
¿Cuál es el plazo de tiempo en el que puedo pensar que habré hecho la digitalización?
¿Dónde busco información y experiencias?

Utilice una pizarra con posits con restricción de tiempo (2 min. Por pregunta). Agrupe y pula las contestaciones de todos y adjúntelas al borrador de la estrategia.

En esa misma reunión genere un mapa de gestión  facilitación del cambio de forma colaborativa que aparece en la figura más abajo.

Antes de dar las normas para hacer el mapa de forma colaborativa entre todos, hay permitir que los colaboradores tengan en la mente los objetivos de forma fácil sin ambigüedad, por ejemplo:

  • Que tenemos que hacer para conseguir más de esto (lo bueno) y menos de aquello (lo malo). O dicho de otra forma, como podemos hacer que la virtud digital nos cueste menos que el pecado analógico.
  • Hay que fijar que significa para la organización lo bueno y lo malo. Una opción podría ser:
    • Lo Bueno: (queremos tener más de esto)
      • Tener los expedientes en orden con documentos y datos estructurados.
      • Dar accesibilidad a todos los autorizados a ver el expediente y su estado actual y evolución.
      • dentificar los problemas de ejecución de contratos cuando se producen y poder aplicar las medidas correctoras antes de que sea tarde.
    • Lo Malo: (queremos tener menos de esto)
      • Tener documentos perdidos en carpetas que no están en su sitio.
      • Tener que picar los datos desde documentos en papel para trasmitirlos a otras instituciones.
      • No poder coordinar en un punto único accesible (el expediente electrónico) las actuaciones de todos los agentes que intervienen.

Con esto en mente procedemos a elaborar de forma conjunta el siguiente mapa. Las restricciones (dan libertad dentro de un espacio concreto) y los constructores (ofrecen capacidades para conseguir objetivos). Se puede encontrar más información en https://cynefin.io/wiki/Estuarine_framework

Con esto en mente procedemos a elaborar de forma conjunta el siguiente mapa. Las restricciones (dan libertad dentro de un espacio concreto) y los constructores (ofrecen capacidades para conseguir objetivos). Se puede encontrar más información en https://cynefin.io/wiki/Estuarine_framework

Paso 3: Complete el documento inicial

  • Defina y priorice los proyectos y adjúntelos a la definición inicial de la estrategia.
  • Identifique sus condiciones de contorno: bajo que circunstancias quiero y puedo (queremos y podemos) asumir este proyecto. Hacer el proyecto con y a favor de los agentes.
  • Identifique el promotor y el propietario del cambio.
  • Prepare una presentación para la toma de decisiones

RETO 2. Vender la Estrategia

  • Reparta el documento inicial breve (no más de 6 páginas) y preséntelo al Órgano de contratación.
  • Convoque al órgano de contratación y pídales una decisión
  • Trate de estar apoyado por el mayor número de agentes influyentes e involucrados

RETO 3. Ejecutar la Estrategia (si la decisión ha sido ir adelante)

  • Prepare los pliegos y el proceso habitual de contratación.
  • Instale y ponga a punto el sistema
  • Inicie las tareas de FACILITACIÓN del cambio descritas a través de una facilitación interna o externa.

REFLEXIÓN FINAL

Como ha podido ver la carga principal está en definir la estrategia (pero sin olvidarse de la ejecución que aparece en el mapa de la facilitación del cambio).
Cuanto más claro esté en la mente de los lideres las acciones y los riesgos, la comunicación y las decisiones serán más fluidas y el alineamiento de la organización será óptimo (es fundamental alinear a todo el factor humano, recuerde que la antro-complejidad tiene respecto de la complejidad las dimensiones de identidad, intencionalidad e inteligencia que tenemos todos los seres humanos).
Por otra parte, hay que indicar que estos pasos no le garantizan el éxito de la digitalización, pero aumentan mucho las probabilidades, ayudando a la autoridad a tomar una mejor decisión sobre si digitalizar ahora y como o dejarlo para después y cuando.

 

Manuel Caño
Consultor en tecnología aplicada a la Contratación Pública Electrónica