{"id":8576,"date":"2023-05-29T15:03:33","date_gmt":"2023-05-29T15:03:33","guid":{"rendered":"https:\/\/www.vortal.biz\/?p=8576"},"modified":"2023-05-29T15:03:33","modified_gmt":"2023-05-29T15:03:33","slug":"el-viaje-a-la-digitalizacion-de-la-contratacion-publica","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.vortal.biz\/es\/el-viaje-a-la-digitalizacion-de-la-contratacion-publica\/","title":{"rendered":"El viaje a la digitalizaci\u00f3n de la contrataci\u00f3n p\u00fablica"},"content":{"rendered":"<p>En esta entrada voy a enumerar una serie de requisitos previos y pasos l\u00f3gicos (desde mi punto de vista) para conseguir tomar la decisi\u00f3n de digitalizar la contrataci\u00f3n p\u00fablica (en todas o algunas de sus fases) y dar los primeros pasos en la implantaci\u00f3n de la digitalizaci\u00f3n del servicio de contrataci\u00f3n p\u00fablica.<\/p>\n<h4><strong>CONSIDERACIONES PREVIAS<\/strong><\/h4>\n<p><strong>La decisi\u00f3n de la digitalizaci\u00f3n del servicio de contrataci\u00f3n p\u00fablica es ineludible<\/strong>. La \u00fanica inc\u00f3gnita es cuando se tomara esta decisi\u00f3n. La contrataci\u00f3n p\u00fablica es un proceso complejo e intensivo en datos. La adopci\u00f3n de tecnolog\u00eda de la informaci\u00f3n adecuada es el elemento que m\u00e1s puede mejorar la gesti\u00f3n y los resultados de la contrataci\u00f3n p\u00fablica.<\/p>\n<p><strong>La digitalizaci\u00f3n consiste en introducir en el proceso anal\u00f3gico y DESCONECTADO actual de la contrataci\u00f3n, un sistema de informaci\u00f3n que CONECTE y gestione los datos, tramites, documentos y expedientes en formato digital.<\/strong> Este trabajo consta de dos \u00e1reas fundamentales y coordinadas de actuaci\u00f3n:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Sistemas de Informaci\u00f3n<\/strong> que habilita el formato digital en la contrataci\u00f3n (productos) y<\/li>\n<li><strong>El factor humano<\/strong> que adquiere nuevas habilidades (maestr\u00eda y autonom\u00eda) para utilizar el sistema que digitaliza el proceso.<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Es conveniente entender la naturaleza de estas dos tareas principales<\/strong> porque conviene hacerlo con el principio \u201c<strong>Monkey First<\/strong>\u201d. Este es el principio que se aplica en compa\u00f1\u00edas como Google cuando acomete un proyecto de innovaci\u00f3n, y plantea por ejemplo: \u201cVoy a construir un pedestal al que se subir\u00e1 un mono y recitar\u00e1 todas las obras de William Shakespeare\u201d. De acuerdo, pero empieza por el mono. No por el pedestal \u2013 Monkey First-. En nuestro caso el factor humano es el mono, y el pedestal es la tecnolog\u00eda de la informaci\u00f3n.<\/p>\n<p><strong>La digitalizaci\u00f3n de la contrataci\u00f3n p\u00fablica se puede dividir en 5 fases principales<\/strong> (seg\u00fan la Comisi\u00f3n Europea), en la mayor\u00eda de los sistemas de informaci\u00f3n actuales.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Planificaci\u00f3n<\/strong> de expedientes y presupuesto anual.<\/li>\n<li><strong>Preparaci\u00f3n<\/strong> de expedientes de contrataci\u00f3n<\/li>\n<li><strong>Licitaci\u00f3n<\/strong> (publicaci\u00f3n de petici\u00f3n de ofertas, recepci\u00f3n de oferas, y adjudicaci\u00f3n)<\/li>\n<li><strong>Ejecuci\u00f3n<\/strong> y seguimiento de contratos y condiciones especiales de ejecuci\u00f3n.<\/li>\n<li><strong>Evaluaci\u00f3n e informes.<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>La fase de licitaci\u00f3n es la \u00fanica cuya digitalizaci\u00f3n es obligatoria<\/strong>. En el resto de las fases la digitalizaci\u00f3n no es obligatoria. Y sin embargo los datos fundamentales para identificar el resultado del proceso est\u00e1n en la fase de ejecuci\u00f3n. Los datos fundamentales para la gesti\u00f3n \u00e1gil del proceso est\u00e1n en la fase de preparaci\u00f3n. Sin digitalizaci\u00f3n no hay datos conectados en tiempo real de estas fases y la toma de decisiones sobre la contrataci\u00f3n y sus pol\u00edticas no se puede hacer con informaci\u00f3n procesable de calidad.<\/p>\n<p><strong>El esfuerzo y la dificultad de la digitalizaci\u00f3n es dependiente de factores variables<\/strong>: organizaci\u00f3n, volumen de compras, madurez digital, n\u00famero de agentes, proactividad de los agentes, apoyo a la digitalizaci\u00f3n, tecnolog\u00eda a adoptar\u2026. Cualquiera de estas variables no hace una digitalizaci\u00f3n mayor o menor, hace una digitalizaci\u00f3n diferente.<\/p>\n<p><strong>El resultado de la digitalizaci\u00f3n t\u00edpico es mejorar la gesti\u00f3n con datos y tiempo<\/strong>:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Datos digitales<\/strong> estructurados de calidad, continuos y conectados.<\/li>\n<li><strong>Tiempo de gesti\u00f3n<\/strong> que permite reflexionar sobre los datos y generar, con el conocimiento experto de los agentes, informaci\u00f3n procesable que mejore la gesti\u00f3n y los resultados del servicio para todos los implicados.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Por \u00faltimo, pero no menos importante hay que insistir en que <strong>el proceso de digitalizaci\u00f3n tiene una relevancia y un impacto lo suficientemente grande como para requerir la adecuada preparaci\u00f3n de cada individuo implicado y de la organizaci\u00f3n misma.<\/strong> Es como si hici\u00e9ramos una mudanza de la sede del organismo. <strong>Hay que preparar el proceso de digitalizaci\u00f3n de forma detallada.<\/strong><\/p>\n<h4><strong>PRIMEROS PASOS<\/strong><\/h4>\n<p>Si usted es un agente o jefe del servicio de contrataci\u00f3n p\u00fablica y ha sentido el impulso de ser proactivo y digitalizar todas o alguna de las fases del servicio de contrataci\u00f3n, por favor, lea y reflexione sobre los siguientes pasos propuestos.<\/p>\n<p>Antes de empezar piense en que tiene que afrontar tres retos: (de forma \u00e1gil y ligera)<\/p>\n<ol>\n<li><strong>Generar una estrategia<\/strong> para su organizaci\u00f3n (definir la estrategia)<\/li>\n<li><strong>Buscar activamente la toma de decisi\u00f3n para la digitalizaci\u00f3n<\/strong> (vender internamente la estrategia).<\/li>\n<li><strong>Adquisici\u00f3n e Implantaci\u00f3n de la digitalizaci\u00f3n<\/strong> (ejecutar la estrategia)\n<ol>\n<li>Tecnolog\u00eda (producto o servicio)<\/li>\n<li>Factor humano (servicio)<\/li>\n<\/ol>\n<\/li>\n<\/ol>\n<h4><strong>RETO 1. Definir la Estrategia. Siga estos pasos:<\/strong><\/h4>\n<p><strong>Paso 1: Trabajo inicial<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Genere un documento que defina la estrategia. Por ejemplo: \u00abDeber\u00edamos <strong>digitalizar<\/strong> la fase de ejecuci\u00f3n\/preparaci\u00f3n\/planificaci\u00f3n\/evaluaci\u00f3n de contratos en una modalidad de suscripci\u00f3n\/licencia <strong>utilizando infraestructura en cloud<\/strong>\/en servidores propios y con un tipo de sistema de registro\/registro-tareas\u201d.<\/li>\n<li>Genere un Mapa de calor con las posibles fases a digitalizar para alinear las visiones de todos los involucrados (el mapa representa las distintas fases y sus costes en factor humano y tecnolog\u00eda). Es una forma de representar que puede hacer ahora y de que forma (<strong>Adyacente posible<\/strong>) en contraposici\u00f3n a lo que ser\u00eda un <strong>futuro aspiracional<\/strong> (que implica mucho an\u00e1lisis y poca acci\u00f3n). Este es un ejemplo:<\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"alignnone wp-image-8599 size-fusion-800\" src=\"https:\/\/www.vortal.biz\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/vortal_blognews_01_230529-800x502.png\" alt=\"\" width=\"800\" height=\"502\" srcset=\"https:\/\/www.vortal.biz\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/vortal_blognews_01_230529-200x126.png 200w, https:\/\/www.vortal.biz\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/vortal_blognews_01_230529-300x188.png 300w, https:\/\/www.vortal.biz\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/vortal_blognews_01_230529-320x202.png 320w, https:\/\/www.vortal.biz\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/vortal_blognews_01_230529-400x251.png 400w, https:\/\/www.vortal.biz\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/vortal_blognews_01_230529-600x377.png 600w, https:\/\/www.vortal.biz\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/vortal_blognews_01_230529-768x482.png 768w, https:\/\/www.vortal.biz\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/vortal_blognews_01_230529-800x502.png 800w, https:\/\/www.vortal.biz\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/vortal_blognews_01_230529-1024x643.png 1024w, https:\/\/www.vortal.biz\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/vortal_blognews_01_230529-1200x753.png 1200w, https:\/\/www.vortal.biz\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/vortal_blognews_01_230529.png 1359w\" sizes=\"(max-width: 800px) 100vw, 800px\" \/><\/p>\n<p>Adjunte este mapa al borrador de la estrategia poniendo las fases en la posici\u00f3n en la que usted o sus agentes consideren adecuada.<\/p>\n<p>Identifique a todos los implicados y beneficiarios en la gesti\u00f3n del servicio de contrataci\u00f3n.<\/p>\n<p><strong>Paso 2: Reuni\u00f3n de implicados <\/strong><\/p>\n<p><strong>Re\u00fana a todos en una habitaci\u00f3n para discutir la declaraci\u00f3n inicial en detalle. Trate de entender y explicar la l\u00f3gica detr\u00e1s de esta definici\u00f3n y responda a preguntas como:<\/strong><\/p>\n<p>\u00bfCu\u00e1l es la ambici\u00f3n que hay detr\u00e1s de la digitalizaci\u00f3n? \u00bfDe verdad es necesario?<br \/>\n\u00bfQu\u00e9 beneficios se obtiene y quien los obtiene?<br \/>\n\u00bfC\u00f3mo har\u00edamos esto? \u00bfQui\u00e9n esperamos que nos ayude?<br \/>\n\u00bfQu\u00e9 repercusiones tiene para los individuos y la organizaci\u00f3n?<br \/>\n\u00bfCu\u00e1les son los principales riesgos que tiene la digitalizaci\u00f3n? \u00bfC\u00f3mo mitigo los riesgos?<br \/>\n\u00bfQu\u00e9 horquilla de presupuesto debo considerar?<br \/>\n\u00bfCu\u00e1l es el plazo de tiempo en el que puedo pensar que habr\u00e9 hecho la digitalizaci\u00f3n?<br \/>\n\u00bfD\u00f3nde busco informaci\u00f3n y experiencias?<\/p>\n<p>Utilice una pizarra con posits con restricci\u00f3n de tiempo (2 min. Por pregunta). Agrupe y pula las contestaciones de todos y adj\u00fantelas al borrador de la estrategia.<\/p>\n<p>En esa misma reuni\u00f3n genere un mapa de <span style=\"text-decoration: line-through;\">gesti\u00f3n <\/span>\u00a0facilitaci\u00f3n del cambio de forma colaborativa que aparece en la figura m\u00e1s abajo.<\/p>\n<p>Antes de dar las normas para hacer el mapa de forma colaborativa entre todos, hay permitir que <strong>los colaboradores tengan en la mente los objetivos de forma f\u00e1cil sin ambig\u00fcedad<\/strong>, por ejemplo:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Que tenemos que hacer para conseguir m\u00e1s de esto (lo bueno) y menos de aquello (lo malo)<\/strong>. O dicho de otra forma, <strong>como podemos hacer que la virtud digital nos cueste menos que el pecado anal\u00f3gico. <\/strong><\/li>\n<li>Hay que fijar que significa para la organizaci\u00f3n lo bueno y lo malo. Una opci\u00f3n podr\u00eda ser:\n<ul>\n<li><strong>Lo Bueno: (queremos tener m\u00e1s de esto)<\/strong>\n<ul>\n<li>Tener los expedientes en orden con documentos y datos estructurados.<\/li>\n<li>Dar accesibilidad a todos los autorizados a ver el expediente y su estado actual y evoluci\u00f3n.<\/li>\n<li>dentificar los problemas de ejecuci\u00f3n de contratos cuando se producen y poder aplicar las medidas correctoras antes de que sea tarde.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li><strong>Lo Malo: (queremos tener menos de esto)<\/strong>\n<ul>\n<li>Tener documentos perdidos en carpetas que no est\u00e1n en su sitio.<\/li>\n<li>Tener que picar los datos desde documentos en papel para trasmitirlos a otras instituciones.<\/li>\n<li>No poder coordinar en un punto \u00fanico accesible (el expediente electr\u00f3nico) las actuaciones de todos los agentes que intervienen.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p>Con esto en mente procedemos a elaborar de forma conjunta el siguiente mapa. Las restricciones (dan libertad dentro de un espacio concreto) y los constructores (ofrecen capacidades para conseguir objetivos). Se puede encontrar m\u00e1s informaci\u00f3n en https:\/\/cynefin.io\/wiki\/Estuarine_framework<\/p>\n<p>Con esto en mente procedemos a elaborar de forma conjunta el siguiente mapa. Las restricciones (dan libertad dentro de un espacio concreto) y los constructores (ofrecen capacidades para conseguir objetivos). Se puede encontrar m\u00e1s informaci\u00f3n en <a href=\"https:\/\/cynefin.io\/wiki\/Estuarine_framework\">https:\/\/cynefin.io\/wiki\/Estuarine_framework<\/a><\/p>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"alignnone wp-image-8604 size-fusion-800\" src=\"https:\/\/www.vortal.biz\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/vortal_blognews_02_230529-800x491.png\" alt=\"\" width=\"800\" height=\"491\" srcset=\"https:\/\/www.vortal.biz\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/vortal_blognews_02_230529-200x123.png 200w, https:\/\/www.vortal.biz\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/vortal_blognews_02_230529-300x184.png 300w, https:\/\/www.vortal.biz\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/vortal_blognews_02_230529-400x245.png 400w, https:\/\/www.vortal.biz\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/vortal_blognews_02_230529-600x368.png 600w, https:\/\/www.vortal.biz\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/vortal_blognews_02_230529-768x471.png 768w, https:\/\/www.vortal.biz\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/vortal_blognews_02_230529-800x491.png 800w, https:\/\/www.vortal.biz\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/vortal_blognews_02_230529-1024x628.png 1024w, https:\/\/www.vortal.biz\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/vortal_blognews_02_230529-1200x736.png 1200w, https:\/\/www.vortal.biz\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/vortal_blognews_02_230529.png 1359w\" sizes=\"(max-width: 800px) 100vw, 800px\" \/><\/p>\n<p><strong>Paso 3: Complete el documento inicial<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Defina y priorice los proyectos y adj\u00fantelos a la definici\u00f3n inicial de la estrategia.<\/li>\n<li>Identifique sus condiciones de contorno: bajo que circunstancias quiero y puedo (queremos y podemos) asumir este proyecto. Hacer el proyecto con y a favor de los agentes.<\/li>\n<li>Identifique el promotor y el propietario del cambio.<\/li>\n<li>Prepare una presentaci\u00f3n para la toma de decisiones<\/li>\n<\/ul>\n<h4><strong>RETO 2. Vender la Estrategia<\/strong><\/h4>\n<ul>\n<li>Reparta el documento inicial breve (no m\u00e1s de 6 p\u00e1ginas) y pres\u00e9ntelo al \u00d3rgano de contrataci\u00f3n.<\/li>\n<li>Convoque al \u00f3rgano de contrataci\u00f3n y p\u00eddales una decisi\u00f3n<\/li>\n<li>Trate de estar apoyado por el mayor n\u00famero de agentes influyentes e involucrados<\/li>\n<\/ul>\n<h4><strong>RETO 3. Ejecutar la Estrategia (si la decisi\u00f3n ha sido ir adelante)<\/strong><\/h4>\n<ul>\n<li>Prepare los pliegos y el proceso habitual de contrataci\u00f3n.<\/li>\n<li>Instale y ponga a punto el sistema<\/li>\n<li>Inicie las tareas de FACILITACI\u00d3N del cambio descritas a trav\u00e9s de una facilitaci\u00f3n interna o externa.<\/li>\n<\/ul>\n<h4><strong>REFLEXI\u00d3N FINAL<\/strong><\/h4>\n<p>Como ha podido ver la carga principal est\u00e1 en definir la estrategia (pero sin olvidarse de la ejecuci\u00f3n que aparece en el mapa de la facilitaci\u00f3n del cambio).<br \/>\nCuanto m\u00e1s claro est\u00e9 en la mente de los lideres las acciones y los riesgos, la comunicaci\u00f3n y las decisiones ser\u00e1n m\u00e1s fluidas y el alineamiento de la organizaci\u00f3n ser\u00e1 \u00f3ptimo (es fundamental alinear a todo el factor humano, recuerde que la antro-complejidad tiene respecto de la complejidad las dimensiones de identidad, intencionalidad e inteligencia que tenemos todos los seres humanos).<br \/>\nPor otra parte, hay que indicar que estos pasos no le garantizan el \u00e9xito de la digitalizaci\u00f3n, pero aumentan mucho las probabilidades, ayudando a la autoridad a tomar una mejor decisi\u00f3n sobre si digitalizar ahora y como o dejarlo para despu\u00e9s y cuando.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p style=\"text-align: right;\"><strong>Manuel Ca\u00f1o<\/strong><br \/>\nConsultor en tecnolog\u00eda aplicada a la Contrataci\u00f3n P\u00fablica Electr\u00f3nica<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>En esta entrada voy a enumerar una serie de requisitos previos y pasos l\u00f3gicos (desde mi punto de vista) para conseguir tomar la decisi\u00f3n de [&hellip;]<\/p>\n","protected":false},"author":8,"featured_media":0,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[7],"tags":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v22.3 - 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